Outlookで特定の件名のメールを受信したら、テキストを抽出しFloatでClientを追加する

■概要

日々の業務で利用するOutlookに届く新規クライアントの連絡などを、手作業でリソース管理ツールのFloatに転記していませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキスト情報を抽出しFloatへクライアント情報を追加するため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した依頼を基に、Floatへ手動でクライアント登録をしている方
• FloatとOutlook間の情報連携に手間を感じ、自動化を検討しているプロジェクト管理者の方
• クライアント情報の登録漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点にFloatへのクライアント追加が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記が不要になることで、クライアント名の入力間違いや関連情報の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FloatとOutlookをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からクライアント名などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでFloatの「Add Client」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しいクライアントを自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名を任意で指定してください。
• Floatにクライアントを追加する設定では、AI機能によってメール本文から抽出したクライアント名などの情報を、Floatの対応する各項目に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、FloatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。