■概要
Fileforceに保存されたファイルやフォルダの状況を定期的に確認し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での確認は抜け漏れが発生する可能性もあり、FileforceのAPIを活用した効率化を検討している方も多いかもしれません。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてFileforce内のアイテム一覧を自動で取得し、その内容をSlackへ通知できるため、手作業による確認業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FileforceのAPI連携などを活用し、ファイル確認業務を自動化したいと考えている方
- Fileforce内のアイテム情報を手作業で確認し、定期的にチームへ共有している方
- チーム内の情報共有を効率化し、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づきFileforceのアイテム一覧を自動で取得・通知するため、これまで手作業での確認や共有に費やしていた時間を短縮できます
- FileforceのAPIを利用した情報取得を自動化することで、手作業による確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、FileforceとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでFileforceの「フォルダ内のアイテムを取得」アクションを設定し、対象のフォルダからアイテム一覧を取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得した情報をもとにSlackへの通知文を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したメッセージを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい日時を任意で設定してください
- Fileforceでアイテム一覧を取得する設定では、取得対象としたいフォルダのIDやアイテムのタイプ（ファイルまたはフォルダ）を任意で指定できます
- AI機能によるテキスト生成では、通知文を作成するためのプロンプトを自由に編集でき、Fileforceから取得したファイル名などの情報を変数として設定することも可能です
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストに加え、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込めます
■注意事項
- Fileforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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