Googleフォームに回答が送信されたら、SalesforceとGoogle スプレッドシートへの追加を自動化する

■概要

Googleフォームで収集したお問い合わせやアンケート結果を、手作業でSalesforceやGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google APIの利用方法を細かく意識することなく、フォームへの回答があった際にSalesforceとGoogle スプレッドシートへ自動でデータが追加されるため、データ登録の手間を省き、スムーズかつ正確な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで得たリード情報を手動でSalesforceに登録している営業担当者の方
• Google スプレッドシートでの顧客リスト管理やデータ集計を効率化したいと考えている方
• GoogleのAPIの活用方法を模索しており、ノーコードでの業務自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答が自動で各ツールに反映されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSalesforceの項目に紐付けます
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、指定のシートにデータを書き込みます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
• Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、フォームから取得した回答を変数として利用し、任意の項目にマッピングできます。また、固定値を入力することも可能です
• Google スプレッドシートへの追加オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシート、データの書き込みを開始するテーブル範囲などを任意に設定できます

■注意事項

• Googleフォーム、Salesforce、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。