Google DriveでファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、XeroにContactを作成する

■概要

XeroとGoogle Driveを連携して利用しているものの、請求書や名刺などの書類情報を手作業でXeroへ転記する作業に手間を感じていませんか。手入力による作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用することで、Google Driveにファイルがアップロードされると、OCRが自動で文字情報を読み取り、Xeroに取引先情報を登録するため、こうした定型業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• XeroとGoogle Drive間のデータ転記作業を自動化したいと考えている方
• Google Driveに保存した書類からXeroへの手入力によるミスをなくしたい方
• 書類の情報を活用して、Xeroの取引先管理を効率化したい経理や営業事務担当の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにファイルをアップロードするだけでXeroへ取引先が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとXeroをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に取引先を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Xeroのアクション設定では、操作対象としたい任意のTenant IDを設定することが可能です。

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■注意事項

• Google Drive、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。