Gmailので請求書PDFを受信したら、ファイル名を変換しSlackに自動送信する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。

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■概要

取引先からGmailで送られてくる請求書などのファイルを、都度手作業でダウンロードしてSlackにアップロードしていませんか？
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや送信ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されているファイルをSlackへ自動で送信する仕組みを構築でき、ファイル共有に関する手作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した請求書などのファイルを都度Slackに手動で送信している方
• ファイルのダウンロード忘れやSlackへの添付漏れといったミスを防ぎたい方
• 定型的なファイル共有業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信を起点にファイルがSlackへ自動送信されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの添付忘れや、送信先チャンネルの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで「請求書」などのキーワードを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進む、といった条件を指定します。
4. 必要に応じて、オペレーションで「データを操作・変換する」の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ファイル名を任意のルールに変更します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、受信したファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、識別のために必要なキーワード（例：「請求書」「特定の取引先名」など）や、対象とする送信元メールアドレスなどを任意で設定してください。
• Slackでファイルを送信するオペレーションでは、通知先のチャンネルやメンション先を任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの添付有無だけでなく、特定の差出人や件名に含まれる文言など、業務に合わせた任意の条件を設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。