Discordで請求書PDFが送信されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートにレコードを追加する

■概要

Discordで請求書などのファイルを受け取る際、一つひとつ手動でダウンロードして内容を転記する作業に手間を感じていませんか？
この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、Discordに投稿されたファイルを自動でダウンロードし、AI-OCRが内容を読み取ってGoogle スプレッドシートに記録する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取った請求書などのファイルを、手作業で管理している経理担当者の方
• Discord上のファイルを自動ダウンロードし、管理業務の効率化を進めたいと考えている方
• AI-OCRを活用して、PDFからのデータ転記作業をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordへのファイル投稿をトリガーに、ダウンロードからデータ記録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• AI-OCRがPDFの内容を正確に読み取り転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定する
3. 続いて、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定する
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定する
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を記録する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、監視対象としたい任意のサーバーID、およびチャンネルIDを設定してください

■注意事項

• ‍‍Discord、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。