Microsoft SharePointドキュメントのアクセス数を毎週Microsoft Teamsに通知する

■概要

Microsoft SharePoint上の重要なドキュメントがどれくらい閲覧されているか、定期的に確認したいものの、手作業でのアクセス数の取得は手間がかかり、つい後回しにしてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎週指定した日時に自動でMicrosoft SharePointドキュメントのアクセス数を取得し、結果をMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。面倒な手作業をなくし、効率的なドキュメント管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointの利用状況を定点観測し、チームに共有したいと考えている管理者の方
• 手作業でのMicrosoft SharePointのアクセス数取得や集計業務を効率化したいと考えている方
• 社内ナレッジの閲覧状況を可視化し、コンテンツの改善に役立てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週自動でMicrosoft SharePointのアクセス数を取得し通知するため、手作業での確認や報告業務にかかる時間を短縮することができます。
• 定期的な通知によってアクセス数の確認漏れを防ぎ、重要なドキュメントの閲覧状況を継続的に把握することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎週月曜日の午前9時」など、通知したい任意のスケジュールを設定します。
3. 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「指定したアイテムのアクセス回数やユニークユーザー数を取得（全期間）」アクションで対象のドキュメントを指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで取得したアクセス数の情報を本文に含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知先は、情報システム部門や各プロジェクトチームなど、任意のチャネルに設定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、「【週次レポート】」のような固定のテキストを追加したり、前のステップで取得したアクセス数を本文に埋め込んで通知したりできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。