Gmailでメッセージを受信したら返信案を自動で生成・ラベルを追加し、Slackに通知する

■概要

日々のメール対応、特に返信文の作成に多くの時間を費やしていませんか？定型的な問い合わせであっても、一から文章を考えるのは手間がかかるものです。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でビジネス文章を生成します。さらに、対応状況がわかるようにラベルを付け、内容をSlackへ通知するところまでを自動化し、メール対応業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を割いているカスタマーサポート担当者の方
• AIを活用したビジネス文章の自動生成によって、コミュニケーションの質と速度を向上させたい方
• メールの対応漏れを防ぎ、チーム全体でスムーズな情報共有を実現したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• AIが受信内容に応じた返信案を自動生成するため、ビジネス文章の作成にかかる時間を短縮することができます。
• ラベルの自動付与やSlackへの迅速な通知により、対応状況が可視化され、返信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール内容を元にした返信文案を生成させます。
4. 続いて、Gmailのオペレーションで、対象となったメッセージに「返信案生成済み」などのラベルを自動で追加します。
5. 最後に、Slackのオペレーションで、生成した返信案や受信メールの情報を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackにメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャンネルやメンション先を任意で設定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストはもちろん、前段のフローで取得したメールの件名やAIが生成した返信案などを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、SalckのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。