Googleフォームで回答が送信されたら、Calendlyのワンオフミーティングを作成しメールで共有する

■概要

お客様との面談や採用候補者との面接など、個別の日程調整が発生するたびにCalendlyでワンオフミーティングを作成し、手動でURLを共有する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、Googleフォームに回答が送信されると、その情報をもとにCalendlyのワンオフミーティングを自動で作成し、生成されたURLをメールで共有する作業を自動化します。煩雑な日程調整業務を効率化し、スムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyでワンオフミーティングを作成する作業を、より効率的に行いたいと考えている方
• Googleフォームで受け付けた問い合わせに対し、個別のミーティング設定を手作業で行っている方
• 日程調整にかかる連絡や情報転記のミスをなくし、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からミーティング作成、URL共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応によるミーティングURLの送り間違いや、連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとCalendlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでCalendlyを選択し、「ワンオフミーティングを作成する（スポットタイプ）」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、返信用メールの本文を生成します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能を設定し、作成したミーティングURLを記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。
• Calendlyのミーティング作成では、ミーティングのタイトルや説明文などに、Googleフォームで取得した回答内容を変数として設定することが可能です。
• AI機能のテキスト生成では、プロンプトをカスタマイズすることができ、前段のオペレーションで取得したアウトプットの値を含めることができます。
• メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したCalendlyのミーティングURLを変数として本文に含めることができます。

■注意事項

• Googleフォーム、CalendlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。