Gmailで受信したメール内容が承認されたらGoogleフォームのタイトルや説明を自動更新する

■概要

メールを起点とした承認依頼の対応時、内容の確認や別システムへの反映などに手間を感じていませんか？手作業での対応は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをトリガーとして、承認プロセスの自動化を実現し、承認された内容を基にGoogleフォームの情報を自動で更新するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの承認依頼を起点とした業務が多く、手作業での対応に限界を感じている方
• 承認プロセスの自動化により、業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーの方
• Googleフォームの更新を手作業で行っており、ミスの発生や更新遅延に課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信から承認、Googleフォームの更新までの一連の流れが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認や更新作業が不要になるため、承認依頼の見落としやフォームの更新ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分けられるようにします。
4. 続けて、オペレーションのAI機能で、受信したメール本文から必要な情報をテキストとして抽出します。
5. 次に、承認依頼機能を設定し、抽出した内容をもとに承認を依頼します。
6. 承認されたら、オペレーションでGoogleフォームの「フォームのタイトルや説明を更新する」アクションを設定します。
7. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に更新完了を通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガーでは、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定のキーワードなど、任意の条件を設定して処理の流れをコントロールできます。
• 承認依頼機能の「承認内容の詳細」では、前のステップでAIが抽出したテキストなどを用いて、承認者へ表示する内容を任意に設定してください。
• Googleフォームのアクションでは、更新対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• 最後に送信するGmailの通知メールでは、件名や本文に、更新したフォームの情報などを含めて任意に設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション‍

■注意事項

• ‍‍Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。