クラウドサインで契約が完了したら、SmartHRに従業員を登録し招待を送信する

‍■概要

電子契約が完了した後の入社手続きは、人事労務担当者にとって重要な業務ですが、手作業での情報入力や招待メールの送信には多くの時間と手間がかかります。
特に複数のツールを利用している場合、情報の転記ミスも発生しがちです。

このワークフローは、クラウドサインで契約が完了するとSmartHRへの従業員登録と招待送信を自動で実行するため、手作業による従業員オンボーディングのプロセスを効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとSmartHRを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当者の方
• 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
• 手作業による情報転記ミスを防ぎ、正確な従業員オンボーディングの自動化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの契約締結後、SmartHRへの従業員登録と招待までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 契約書からの情報転記が不要になるため、入力ミスや招待漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の契約が完了したら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、契約書の種類などに応じて後続の処理を分岐させます。
4. オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」を選択し、契約書ファイルを取得します。
5. OCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、取得した契約書から従業員の氏名や住所などの情報を読み取ります。
6. オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」を設定し、OCR機能で抽出した情報を元に従業員データを登録します。
7. 最後に、SmartHRの「従業員に招待を送る」を設定し、登録が完了した従業員へ招待を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で契約書から文字を抽出する際、読み取り対象としたい項目（氏名、住所、入社年月日など）を任意で設定することが可能です。
• SmartHRに従業員を登録するオペレーションでは、OCR機能で取得した情報のほか、部署名などの固定値を入力したりと、登録する項目を自由にカスタムできます。

■注意事項

• クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924