Confluenceでページが作成されたら、Outlookにタスクを作成する

■概要

Confluenceでの情報共有は円滑に進む一方で、そこから発生するタスクをOutlookで別途管理する際に、作成の手間や転記漏れが生じることはないでしょうか。このようなConfluenceと連携したタスク管理における課題は、このワークフローで解決できます。Confluenceで新しいページが作成されると、その内容を基にOutlookへ自動でタスクを作成するため、タスク管理の効率が向上し、対応漏れのリスクを軽減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceでの議事録作成後、Outlookでのタスク作成に手間を感じている方
• Confluenceを活用したタスク管理で、タスクの抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• ConfluenceとOutlook間の手作業による情報連携を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceでのページ作成後、自動でOutlookにタスクが作成されるため、手作業でのタスク登録にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より確実なタスク管理の実現に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、取得したページ内容からタスクに必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceのトリガー設定では、連携対象としたいConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください。
• Outlookでタスクを作成する設定では、タスクを作成したい任意のユーザーIDやタスクリストIDを指定することが可能です。

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■注意事項

• Confluence、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。