Google スプレッドシートで行が更新されたら、DocuSignでラジオボタンに値を追加して送信する

■概要

DocuSignで契約書などを送付する際、ラジオボタンの選択を手作業で行うのは手間がかかり、選択ミスにも繋がりがちではないでしょうか。特に、Google スプレッドシートで管理している情報をもとに毎回手入力するのは大変な作業です。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をきっかけに、DocuSignのラジオボタンへ値を自動で追加し、書類を送信するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を解決します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約書作成時、ラジオボタンの選択を手作業で行っている方
• Google スプレッドシートの情報をもとに、DocuSignの書類を自動で作成したい方
• 契約書の送信プロセスにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新だけでDocuSignの書類が自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ラジオボタンの選択など、手作業での転記による入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDocuSignをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでDocuSignの「書類のフィールドに値を追加（ラジオボタン）」アクションを設定し、スプレッドシートの値を反映させます。
5. 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、書類の送信を完了させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のスプレッドシートID、シートIDを設定してください。
• DocuSignの各オペレーションでは、使用するテンプレートの指定や、ラジオボタンに設定する値をGoogle スプレッドシートから取得したどの列の情報にするかなどを任意で設定してください。

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■注意事項

• Google スプレッドシート、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。