Google Workspaceのグループメンバー一覧をGoogle スプレッドシートに自動出力する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

と

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

Google Workspaceのグループメンバー一覧を、定期的に手作業で作成・更新する業務に手間を感じていませんか？メンバーの追加や変更のたびにリストをメンテナンスするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にGoogle Workspaceからグループメンバーの情報を取得し、Google スプレッドシートへ一覧として出力できるため、こうした管理業務を効率化し、最新のリストを維持します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceの管理を担当しており、グループメンバー一覧の作成を効率化したい方
定期的にメンバーリストを作成し、棚卸しや連絡網として活用しているチームリーダーの方
手作業によるメンバー管理から脱却し、正確な情報管理を自動で実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

指定したスケジュールでGoogle Workspaceのメンバー情報が自動でGoogle スプレッドシートに出力されるため、一覧作成にかかる時間を削減できます
手作業での転記が減ることで、メンバー情報の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なリスト管理を実現します

■フローボットの流れ

はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで一覧を出力したい日時（例：毎月1日午前9時）を設定します
続いて、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「グループの一覧を取得」アクションを設定します
さらに、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループメンバーの一覧を取得」アクションを設定し、前段で取得したグループ情報を指定します
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「範囲に値を入力」アクションで取得したメンバー情報を指定のシートに出力するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」オペレーションでは、出力先のファイルIDやシート名、セル範囲を任意に指定することが可能です
出力する値として、前段のオペレーションで取得したメンバー情報（氏名やメールアドレスなど）を変数として埋め込むだけでなく、実行日などの固定値を組み合わせて入力することもできます

■注意事項

Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

このテンプレートを試してみる

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使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。