Google Meetで会議が開始したら、Gmailで通知する

■概要

Google Meetでの会議が開始されるたびに、関係者へ手動で通知を送る作業に手間を感じていませんか？
特に緊急の会議などでは、連絡漏れや遅延が発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議開始をトリガーとして、指定した宛先にGmailで自動的に通知を送信できます。
Google MeetのAPIを利用した連携により、手作業による連絡の手間をなくし、確実な情報共有を実現することで、スムーズな会議運営をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議開始を関係者へ手動で通知しているアシスタントの方
• 会議の参加遅延を防ぐため、開始通知の徹底を自動化したいチームリーダーの方
• Google Meetの連携を効率化し、会議運営の効率化を模索している情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetでの会議開始をトリガーに自動で通知が送信されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での連絡による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が開始したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースの詳細を取得」アクションを設定し、会議の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Meetのトリガー設定では、通知の対象としたい会議スペースのリソース名を任意で指定してください。
• Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。前のステップで取得した会議の情報を変数としてメッセージ内容に含めることも可能です。

■注意事項

• Google Meet、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。