■概要
Zoho Mailで受信した重要なお問い合わせや通知メールを、一つ一つ確認して内容をまとめ、Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記漏れや要約の抜け漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailの特定フォルダに届いたメールの内容をAIが自動で要約し、Google スプレッドシートへスムーズに追記するため、`Google スプレッドシート`へのデータ入力を自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受信する問い合わせメールなどの管理を効率化したいと考えているご担当者の方
- Google スプレッドシートを活用した情報集約を自動化し、手作業での入力をなくしたい方
- 日々のメール対応とデータ入力に追われ、コア業務に集中する時間を確保したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailにメールが届くと自動で内容が要約されGoogle スプレッドシートに追加されるため、これまで手作業で行っていた転記や要約の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや要約内容の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、記録される情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoho MailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho Mailの「 メール内容の取得 」アクションを設定し、取得した情報からメール内容を取得します
- 次に、オペレーションでYoomの「要約機能」を選択し、取得したメール本文を要約するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約された内容を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールアカウントIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやタブ（シート名）を指定してください。
■注意事項
- Zoho Mail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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