Zoho Mailで特定のワードを含むメールが届いたら、Microsoft Teamsで通知する

■概要

Zoho Mailで受信する重要なメールの確認漏れや、Microsoft Teamsへの共有漏れに課題を感じていませんか？
このワークフローは、特定のメール受信をトリガーに、指定したチャネルへ自動で通知を送るMicrosoft Teamsの自動化を実現します。
手動での転記や共有の手間をなくし、迅速かつ確実な情報共有を可能にすることで、チームの生産性向上に貢献します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho MailとMicrosoft Teamsを併用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
• Microsoft Teamsの自動化によって、重要なメールの見落としを防ぎたいチームリーダーの方
• 定型的な通知業務を手作業で行っており、業務の自動化を検討している担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailの内容を確認し、Microsoft Teamsに手動で投稿する手間がなくなるため、コミュニケーションにかかる時間を短縮できます。
• システムが自動で通知を行うため、重要なメールの見落としやチームへの共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの情報を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、通知の対象としたいアカウントIDを任意で設定してください。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。

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■注意事項

• Zoho Mail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。