Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成する

■概要

新しいメンバーが参加する際、Google Workspaceへのユーザー登録後に発生する契約書の作成や送付といった業務を手作業で行っていませんか？これらの定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー登録をきっかけに契約書作成から送付までの一連の流れを自動化できます。Google Workspaceを活用した業務の自動化を実現し、管理部門の作業効率を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー登録に伴う手作業に課題を感じている管理者の方
• 新入社員の契約書作成など、入社手続きを効率化したいと考えている人事担当者の方
• Google Workspaceの自動化を通じて定型業務を減らし、生産性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録後、自動で契約書が作成・送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による書類作成時の情報転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、契約書の雛形をもとに書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成した契約書を対象のユーザーに自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの書類発行オペレーションにて、契約書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください。
• 同様に、発行した契約書を格納するGoogle DriveのフォルダIDも任意で設定が可能です。

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■注意事項

• Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。