フォームの回答をもとに契約書を作成して、Microsoft SharePointにアップロードする

■概要

フォームの回答内容を転記して契約書を作成し、Microsoft SharePointへ手動でアップロードする作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、その内容をもとに契約書を自動で作成し、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードまで完了します。手作業による契約業務を効率化し、Microsoft SharePointの自動化を実現することで、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答をもとにした契約書作成や格納作業を手作業で行っているご担当者の方
• Microsoft SharePointでの文書管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• 契約書作成における転記ミスや、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から契約書作成、Microsoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるフォーム内容の転記ミスや、Microsoft SharePointへのアップロード漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、契約書作成に必要な情報を取得するフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとに契約書を生成します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成された契約書ファイルをアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで書類を発行する設定では、契約書の雛形として使用するスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください
• Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定では、アップロード先となるサイトID、ドライブID、親フォルダのアイテムIDを任意で指定してください

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■注意事項

• Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。