■概要
Outlookで受信した請求書などのPDFファイルを、一つひとつ手作業でJustDBに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや関連情報との紐付けミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたファイルをJustDBの指定のファイルフィールドへ自動で保存できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するファイルをJustDBへ手動でアップロードしている方
- JustDBへのファイル登録を自動化し、データ入力業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、関連情報の入力ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルがJustDBに自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロードの時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったレコードへの紐付けといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとJustDBをYoomと連携します
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します
- JustDBの「レコードを追加する」アクションで、メールの内容などをもとに新しいレコードを作成します
- 最後に、JustDBの「ファイルのアップロード」「画像またはファイルのフィールドを更新」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを特定のレコードに紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください
- 分岐機能では、前段のOutlookのトリガーで取得した情報をもとに、添付ファイルの有無やファイル形式など、条件を自由にカスタマイズすることが可能です
- JustDBの各アクション設定では、ファイルの保存先となるドメインやテーブル識別名、レコードに追加する項目などを任意で設定してください
■注意事項
- Outlook、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください
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