■概要
定期的なパスワード変更はセキュリティ上重要ですが、対象者全員に手作業で要求するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの対象者リストをもとに、指定したスケジュールでGoogle Workspaceのパスワード変更要求を自動で実行できます。Google Workspaceの定型業務をRPAのように自動化し、管理者の負担を減らしながらセキュリティを維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのセキュリティポリシーで定期的なパスワード変更を運用している管理者の方
- Google スプレッドシートでユーザー情報を管理しており、手動での変更要求に手間を感じている方
- Google Workspaceに関する定型的な作業をRPAツールのように自動化したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なパスワード変更要求の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 対象者をリストから自動で読み込み処理するため、パスワード変更要求の対象者の指定漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを実行したい任意のスケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、対象者リストを取得します。
- 次に、取得したユーザー情報をもとに、オペレーションの「処理繰り返し」で後続のアクションを繰り返すよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションと「ユーザーにパスワードの変更を要求」アクションを順に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、パスワード変更を要求したいタイミング（例：毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象ユーザーのリストが記載された任意のスプレッドシートIDとタブ名を設定してください。
■注意事項
- Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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