■概要
Google Workspaceのセキュリティポリシーを徹底するため、定期的なパスワード変更は重要ですが、対象ユーザーへの連絡や設定変更を手作業で行うのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのユーザーリストを基に、Google Workspaceアカウントのパスワード強制変更を自動で要求できます。手作業による運用の手間を省き、確実なセキュリティ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理を担当し、セキュリティポリシーの徹底に課題を感じている方
- 手動でパスワードの強制変更依頼を行っており、定期的な運用を効率化したい情報システム担当者の方
- Google スプレッドシートで管理しているユーザーリストをもとに、パスワード管理を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール設定に基づき自動で実行されるため、定期的なパスワード変更要求の手間を削減できます
- 手作業による対象者の指定ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティポリシーを確実に遵守できます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動したい日時を指定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択し、パスワード変更対象のユーザーリストを取得します
- 次に、オペレーションで繰り返し処理機能を設定し、取得したユーザーリストの情報を一件ずつ処理するようにします
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「ユーザーにパスワードの変更を要求」を設定し、対象ユーザーを指定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」で、要求が完了したユーザーのステータスなどを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動する日時や頻度（毎月、毎週など）を任意にカスタマイズできます
- Google スプレッドシートでレコードを取得する際に、対象のスプレッドシートやシート、検索条件などを任意に設定できます
- 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データを変数として設定し、繰り返し処理の対象をカスタマイズできます
- Google Workspaceでパスワード変更を要求する際に、対象ユーザーのメールアドレスなどを、前段で取得した情報を変数として設定できます
- Google スプレッドシートでレコードを更新する際に、対象のスプレッドシートやシート、更新したいセルなどを任意に設定できます
■注意事項
- Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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