■概要
メールで受信するMicrosoft Excelファイルのデータを、都度手作業で別のファイルに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付されたMicrosoft Excelのデータを指定のファイルに自動で転記できます。こうした Microsoft Excelで行う定型業務のautomationを実現することで、手作業によるデータ入力の手間や転記ミスといった課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したMicrosoft Excelファイルのデータを手作業で転記している方
- Microsoft Excelを活用した業務のautomationに関心があり、日々の作業を効率化したいと考えている方
- 繰り返し発生するデータ入力作業でのヒューマンエラーをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をきっかけに、添付されたMicrosoft Excelのデータが自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いやコピー漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、フローを起動するメールの受信条件を設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されたMicrosoft Excelファイルを一時フォルダに保存します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、保存したファイルから転記したいデータを取得します
- 次に、オペレーションで繰り返し処理を設定し、取得したレコードを1行ずつ処理できるようにします
- 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、転記先のファイルにデータを1行ずつ追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、このフロー専用のメールアドレスを生成したり、件名や差出人アドレスなどの条件を指定したりすることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、データの転記元・転記先となるファイルやシートを任意で指定してください。また、登録するデータは、元のファイルから取得した値を変数として埋め込むなどの柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
