■概要
Google Workspaceで管理しているグループが増えると、その一覧を把握し、最新の状態に保つための手作業に手間を感じることはないでしょうか。 特に、定期的な棚卸しやメンバー確認のためにリストを作成するのは、時間もかかり更新漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle Workspaceのグループ一覧を自動で取得し、指定のGoogle スプレッドシートへ出力できるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのグループ一覧を定期的に棚卸ししたいと考えている情報システム担当者の方
- 各グループのメンバー構成を把握し、Google スプレッドシートで管理しているチームリーダーの方
- 手作業によるリスト作成の手間や更新漏れをなくし、グループ管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールで自動的にグループ一覧が更新されるため、これまで手作業での情報取得に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行する日時を設定します
- 続けて、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループの一覧を取得」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、取得したグループ情報を指定のスプレッドシートに出力します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを定期実行する頻度を月次、週次、日次など、任意のタイミングに設定できます
- Google スプレッドシートへの出力では、前段のオペレーションで取得したグループ名やメンバー情報などを変数として扱い、出力先の列に合わせて任意に設定できます
■注意事項
- Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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