■概要
Google Workspaceのグループメンバーにメールを一括送信する際、都度グループを検索して宛先を手作業で設定する業務に手間を感じていませんか？こうした定型的ながらも重要な作業は、宛先の追加漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、指定したGoogle Workspaceのグループメンバー全員にメールを自動で一括送信する仕組みを構築し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのグループ検索やメンバーへの連絡を手間に感じている管理者の方
- 特定のグループメンバーへの定期的な一括メール送信を効率化したいと考えている方
- 手作業による宛先設定での連絡漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいご担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点に自動でメールが送信されるため、宛先を手動で設定するなどの作業に費やしていた時間を短縮できます
- システムがGoogle Workspaceからグループメンバーの情報を正確に取得して送信するため、手作業による宛先の追加漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループのメンバーの一覧を取得」アクションを設定し、対象のグループを指定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能の「テキストを生成」アクションを設定し、送信するメールの件名や本文を作成します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、取得したメンバー全員にメールを一括送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローの起動トリガーとなるGoogle スプレッドシートは、任意のファイルおよびシートを設定することが可能です。特定の業務で使用しているスプレッドシートのIDとシートIDを指定し、運用に合わせてカスタマイズしてください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
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