■概要
Google Workspaceのユーザー情報を定期的に棚卸ししたいものの、手作業での一覧取得や更新作業に手間を感じていませんか。手作業では更新漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle Workspaceのユーザー一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートへ出力できます。これにより、常に最新のユーザー情報を手間なく管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのユーザー一覧を手動で取得、管理している情報システム担当者の方
- 定期的なユーザー情報の棚卸しや監査対応で、作業の効率化を求めている総務・人事担当者の方
- 複数のSaaSアカウント管理を効率化し、セキュリティを向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動で定期的にGoogle Workspaceのユーザー一覧を自動取得するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の取得漏れや転記ミスを防ぎ、常に正確なユーザー情報をGoogle スプレッドシート上で一元管理できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール起動を選択し、「スケジュールトリガー」で実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、取得したユーザー情報をスプレッドシートに出力しやすい形式に整形します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、整形したユーザー一覧を指定のスプレッドシートに出力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、ユーザーの一覧を取得したいタイミングに合わせて、実行する頻度（毎時、毎日、毎週など）や日時を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションでは、出力先のシートやセルの範囲を任意で指定できます。
- 出力する内容は、Google Workspaceから取得したユーザー情報だけでなく、実行日などの固定値を追加するといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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