■概要
Gmailで在庫確認の依頼が来るたびにzaicoを開き、手入力で在庫を検索して結果を送信する作業に手間を感じていませんか？このような細かい業務の積み重ねは、本来集中すべきコア業務の時間を奪う一因にもなり得ます。このワークフローを活用することによって、Gmailの内容をもとにzaicoの在庫データを自動で検索し、結果を返信までの一連の流れを自動化することが可能になり、確認・対応の効率化が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 普段からzaicoとGmailを活用しており、在庫検索に時間を取られている方
- zaicoの在庫情報をGmailの内容から手軽に検索し、在庫情報を迅速に確認したい担当者
- 自動での在庫確認によるヒューマンエラーの軽減をしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメッセージからzaicoの在庫データを自動で検索し返信するため、アプリを往復する手間がなくなり、問い合わせ対応時間を短縮できます。
- 手作業による検索条件の入力ミスや、検索結果の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な在庫情報を迅速に共有できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとzaicoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージから商品名などの検索に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データをタイトルで検索」を設定し、抽出した情報をもとに在庫データを検索します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、検索結果をGmailで返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Gmailのメッセージ本文から在庫検索のキーとなる情報（例：商品名）を抽出するように、抽出項目を任意でカスタムできます。
- Gmailの「メールを送る」で返信する本文は、自由に編集が可能です。固定のテキストに加え、zaicoで検索した在庫数などの情報を変数として埋め込むことで、状況に応じた通知を作成できます。
■注意事項
- zaico、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
