Notionで行が更新されたら、zaicoの在庫データを更新する

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■概要

Notionで在庫情報を管理しているものの、その内容を在庫管理アプリのzaicoへ手作業で転記していることで、手間や時間がかかっているケースはないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために、Notionのデータベースが更新された際にzaicoの在庫データを自動で更新するものです。zaicoのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、手作業による二重入力や更新漏れを防ぎ、正確な在庫管理体制の構築を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Notionとzaicoで在庫管理を行い、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
  • zaicoのAPIを活用した連携を、開発コストをかけずに実現したい業務担当者の方
  • 手作業による更新ミスをなくし、在庫データの正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Notion上の情報を更新するだけでzaicoの在庫データが自動で変更されるため、転記作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
  • システムが自動でデータ連携を行うことで、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、NotionとzaicoをYoomと連携します。
  2. トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Notionから取得した特定の情報をもとに後続の処理を分岐させます。
  4. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、在庫更新に必要な情報を取得します。
  5. 次に、オペレーションでzaicoの「在庫データを更新」アクションを設定し、取得した情報をもとに在庫データを更新します。
  6. 最後に、Notionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションで、処理が完了したことを示すステータスなどをNotionに書き込みます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースのIDを任意に設定してください。
  • 分岐機能では、Notionから取得したページのステータスなどの情報をもとに、「特定のステータスの場合のみ後続処理を実行する」といった条件を自由に設定できます。
  • zaicoの在庫データを更新するアクションでは、在庫数や物品名など、更新したい各項目に対してNotionから取得したどの情報を利用するかを柔軟に設定可能です。
  • 最後のNotionを更新するアクションでは、処理が完了したページのステータスを「更新済み」に変更するなど、更新する項目や内容を任意に指定できます。

■注意事項

  • Notion、zaicoのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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