指定したスケジュールになったら、Google スプレッドシートからレコードを取得しGoogle Workspaceのグループにメンバーを一括追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Google Workspace

を自動連携できます。

■概要

Google Workspaceのグループメンバー管理において、手作業でのメンバー追加は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちではないでしょうか。特に、Google スプレッドシートで管理しているリストからの転記作業は、大きな負担となることがあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストからメンバー情報を自動で取得し、指定したスケジュールでGoogle Workspaceのグループに一括で追加できるため、こうした課題を解消し、管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceのグループ管理を手作業で行っており、効率化したいと考えている管理者の方
Google スプレッドシートで管理するメンバーリストを、グループに反映させる作業を自動化したい方
定期的に発生するGoogle Workspaceへのメンバー追加作業の工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートからGoogle Workspaceのグループへメンバーが自動で追加されるため、手作業の時間を削減できます。
手作業によるメンバー情報の転記ミスや追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なグループ管理を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーで「指定したスケジュールになったら」を選択し、実行したい日時を設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを取得」アクションでメンバー情報が記載されたシートと範囲を指定します。
最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを一括追加する」アクションを設定し、取得したメンバー情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーで設定するスケジュールは、日次、週次、月次など、任意の頻度や日時に設定してください。
Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、メンバー情報が記載されたファイル、シート、データ範囲を任意に指定してください。
Google Workspaceでメンバーを追加するグループは、任意のものを指定することが可能です。

■注意事項

Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。