■概要
Gmailに届くお問い合わせや申し込みなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、内容を確認して返信を作成する業務は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を要約しGoogle スプレッドシートへ記録します。さらに、内容に応じてGmailから自動返信までを行うため、一連の対応業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシートを用いて、問い合わせや申し込み管理を手作業で行っている方
- 受信メールの確認や返信対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- メール対応の品質を均一化し、Gmailからの自動返信によって対応速度を向上させたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信すると、内容の整理からGoogle スプレッドシートへの記録、自動返信までが実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記に伴う入力ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文を要約します。
- 次に、分岐機能を設定し、メールの内容に応じて返信の要否を判断させます。
- 返信が必要な場合は、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで内容を記録し、AI機能で返信文を生成後、Gmailの「メールを送る」アクションで自動返信します。
- 返信が不要な場合は、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで内容を記録してフローを終了します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、メールの要約や自動返信メールの文章を生成するための指示内容（プロンプト）を任意で設定可能です。
- 分岐機能では、件名や本文に含まれるキーワードなどを基に、返信の要否を判断する条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のシートや転記する項目を任意で設定してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、返信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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