■概要
イベント参加者への証明書発行など、Googleフォームで受け付けた情報をもとに一件ずつ手作業で書類を作成し、メールを送付する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、証明書を自動で生成し、回答者へメールで送信する一連の流れを自動化します。定型的ながらも重要なこの作業を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して、証明書発行などの受付業務を行っている担当者の方
- 証明書の自動生成からメール送信までの一連の作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による証明書の情報入力ミスや、メールの送信漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、証明書が自動生成されメール送信まで完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による書類への情報転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した証明書を添付して回答者へ送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、証明書のテンプレートとなるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定できます
- メールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を埋め込むことも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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