Googleフォームの回答をもとに証明書を自動生成してメールで送付する
Googleフォームの回答をもとに証明書を自動生成してメールで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
イベント参加者への証明書発行など、Googleフォームで受け付けた情報をもとに一件ずつ手作業で書類を作成し、メールを送付する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、証明書を自動で生成し、回答者へメールで送信する一連の流れを自動化します。定型的ながらも重要なこの作業を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して、証明書発行などの受付業務を行っている担当者の方
- 証明書の自動生成からメール送信までの一連の作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による証明書の情報入力ミスや、メールの送信漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、証明書が自動生成されメール送信まで完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業による書類への情報転記ミスや、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した証明書を添付して回答者へ送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したいフォームのIDを任意で設定してください
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、証明書のテンプレートとなるスプレッドシートのファイルIDや、発行した書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定できます
- メールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などの変数を埋め込むことも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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行が追加されたら
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フローボットオペレーション
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力行を追加する
