■概要
Chat Plusでチケットのステータスが更新されるたびに、手動で関係者にメールを送信するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れや送信ミスなどのヒューマンエラーも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Chat Plusでチケットのステータスが「解決済」になった際に、Outlookから自動でメールを送信する仕組みを構築でき、定型的な連絡業務を効率化することで、より重要な業務への集中を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chat Plusでの顧客対応後、手作業でメール連絡をしているカスタマーサポート担当者の方
- Chat Plusからの自動メール送信により、チーム内の情報共有や顧客への連絡を効率化したい方
- フォローアップ連絡の漏れを防ぎ、顧客対応の品質を安定させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Chat Plusのチケットステータス更新をきっかけにメールが自動で送信されるため、手作業での連絡業務にかかる時間を削減できます。
- 手動でのメール作成や送信作業が不要になるため、送信先の誤りや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Chat PlusとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChat Plusを選択し、「チケットが更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、「ステータスが解決済の場合のみ」後続のアクションに進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定することが可能です。
- メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったChat Plusのチケット情報（顧客名やチケットIDなど）を変数として埋め込むことで、個別最適化された内容のメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Chat Plus、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
