■概要
Gmailで受信する請求書や注文確認メールなどを、手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。 このワークフローは、Gmailの特定キーワードに一致するメールの受信をトリガーとし、メール本文の内容を自動でPDFに変換し、指定のフォルダに保存します。 定型的なメールのPDF変換と保存作業を自動化することで、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定のメールを手作業でPDFに変換し、保存している方
- メール本文のPDF化における、コピー＆ペーストのミスや保存漏れを防ぎたい方
- メールの保存業務を自動化し、より生産性の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailメールを受信すると自動でPDFに変換、保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手による作業を介さないため、内容の転記ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、受信したメールの内容をPDFとして出力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、PDF化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（例：「請求書在中」「受注報告」など）を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際に、PDFのテンプレートとして使用するスプレッドシートのファイルIDと、生成したPDFの格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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