■概要
X-point Cloudに蓄積された申請内容を定期的に検索し、内容を把握する作業に手間を感じていませんか?特に週次報告などで複数の申請を確認する場合、一つずつ内容を追うのは時間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてX-point Cloudの申請情報を自動で検索し、AIが内容を要約した上で、Outlookから定期的にメールを配信します。これにより、報告業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請検索や内容確認の作業を、手動で行っている方
- 申請内容のサマリーをチームや上長へ定期的に報告する必要があるマネージャーの方
- AIを活用して、日々の情報収集や報告業務の質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にX-point Cloudの申請を検索・確認する手間が減り、報告準備にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による申請内容の見落としや、要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎週月曜日の午前9時」など、定期的にフローを起動する日時を設定します。
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で日付をもとに検索対象期間を取得します。
- オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類(申請)を指定の期間で検索する」アクションで対象期間の申請データを取得します。
- 続いて、オペレーションのAI機能で取得した申請内容を抽出し、「テキストを生成する」アクションで内容を要約させます。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションでAIが生成した要約を指定の宛先に送付します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、週次や月次など、ユーザーの報告サイクルに合わせて任意の実行タイミングを設定できます。
- X-point Cloudで申請を検索するアクションでは、取得対象としたいデータの期間(例:過去7日間、前月など)を任意で指定してください。
- AIへの指示内容は自由にカスタマイズが可能です。「箇条書きで要約して」など、目的に応じたアウトプットを生成できます。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、報告先のメールアドレスや件名、本文のフォーマットを任意で設定できます。
■注意事項
- X-point CloudとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。