毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Outlookで通知する
毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Outlookで通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
毎朝、特定の稟議書を確認するためにX-point Cloudを開き、フォーム名で検索する作業を手間に感じていませんか？この定型的ながらも重要な業務は、時間がかかるだけでなく確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にX-point Cloudでフォーム名から書類を自動で検索し、その結果をOutlookで通知できます。日々の確認業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎日X-point Cloudで特定の稟議書を確認している総務や経理、営業事務の担当者の方
- X-point Cloudでのフォーム名検索といった手作業を減らし、業務を効率化したいと考えている方
- 稟議書の確認漏れを防ぎ、申請から承認までのプロセスを円滑に進めたい管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のX-point Cloudでのフォーム名検索と確認作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での確認作業が削減されるため、検索漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な稟議の見落としリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい任意の時間を設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成」アクションで、検索結果をもとにOutlookで通知するメールの文章を作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、生成した文章を本文に設定し、指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動したい時間帯を任意で設定してください。（例：平日の毎朝9時）
- X-point Cloudで書類を検索する際に、対象とする稟議書の承認状況（例：申請中、承認済みなど）を任意で設定できます。
- AI機能でメールの文章を生成する際の指示内容（プロンプト）は、通知したい内容に応じて任意で設定してください。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- X-point CloudとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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例えば、X-point Cloud上で承認が完了したことをSlackやChatworkなどのチャットツールに通知したり、X-point Cloudで作成された書類をダウンロードし、メールで送付するといったことが可能です。
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