■概要
Googleコンタクトで管理している連絡先情報を、定期的に他のツールへ共有するために手作業でエクスポートやインポートを繰り返していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用することで、Googleコンタクトの連絡先情報を、指定したスケジュールで自動的にMicrosoft Excelへインポートできるため、こうした連絡先管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトの連絡先を定期的にMicrosoft Excelへ手動でインポートしている方
- 複数のツールにまたがる連絡先管理を効率化し、一元管理したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや、対応漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでGoogleコンタクトの連絡先を自動で取得し、Microsoft Excelへインポートするため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスやインポート漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、任意の実行スケジュールを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先の一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで処理繰り返し機能を追加し、取得した連絡先情報それぞれに対して処理を実行するように設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、連絡先情報を指定のシートに1件ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、このワークフローを実行したい任意の頻度（毎日、毎週、毎月など）を設定してください。
- 処理繰り返しの設定では、繰り返し対象として、前のステップであるGoogleコンタクトで取得した連絡先リストを指定してください。
- Microsoft Excelとの連携では、事前に作成した連絡先のインポート先となるMicrosoft Excelシートが格納されている保存場所を設定してください。
■注意事項
- Googleコンタクト、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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