■概要
PDFファイルの容量が大きく、共有や保管に手間を感じていませんか？ファイルサイズを小さくするために、一つひとつ手作業で圧縮するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルをアップロードするだけで、自動的にPDF.coがファイルを圧縮します。手作業によるPDFの最適化から解放され、ファイル管理業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで大量のPDFファイルを管理しており、ストレージ容量を削減したい方
- 日常業務におけるPDFの最適化を手作業で行っており、ファイル圧縮を自動化したい方
- チーム内での円滑なファイル共有のため、PDFを軽量化する仕組みを検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードをきっかけに自動でPDFが最適化されるため、これまで手作業での圧縮に費やしていた時間を削減できます
- 圧縮のし忘れや設定の間違いといった人為的なミスを防ぎ、ファイル管理の品質を一定に保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションと「PDF圧縮」アクションを設定します
- 最後に、圧縮されたファイルをPDF.coからダウンロードし、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで任意のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- PDF.coでは、圧縮設定の各項目を任意で設定できます
- 最後のGoogle Driveへのアップロード設定では、圧縮済PDFファイルの保存先フォルダを任意で指定することが可能です
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
