Googleフォームの備品申請をX-point Cloudに自動提出する
Googleフォームの備品申請をX-point Cloudに自動提出する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた備品申請などを、手作業でX-point Cloudに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、X-point Cloudへの申請提出が自動で実行されます。面倒な転記作業から解放され、申請業務の効率化を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとX-point Cloudで申請管理を行っている総務・管理部門の方
- X-point Cloudへの申請を手作業で行っており、自動化で業務を効率化したい方
- 定型的な申請業務の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に申請が自動で提出されるため、手作業による転記の時間を削減できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記間違いや申請漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleフォームのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）を提出」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に申請完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- X-point Cloudのオペレーションでは、提出先のフォームコードや、申請内容を反映させるフィールド項目を任意で設定できます。
- メール機能では、通知先を任意で設定できるだけでなく、本文に固定のテキストを入れたり、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、X-point CloudのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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書類（申請）が却下されたら
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書類（申請）を提出
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書類（申請）を差し戻す
書類（申請）を承認
書類（申請）を却下
書類（申請）を保留
書類（申請）の承認を取り戻す
書類（申請）を更新
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書類の添付ファイルを取得
フォーム定義情報を取得
回答の一覧を取得
特定の回答情報を取得
回答の一覧を取得（回答期間を指定）
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書類（申請）が提出されたら書類（申請）の承認が完了したら書類（申請）が却下されたら書類（申請）が差し戻されたら
フローボットオペレーション
書類（申請）情報を取得書類のPDFをダウンロード書類（申請）にコメントを追加書類（申請）をフォーム名で検索書類（申請）を提出簡易マスタにデータを追加書類（申請）を差し戻す書類（申請）を承認書類（申請）を却下書類（申請）を保留書類（申請）の承認を取り戻す書類（申請）を更新書類（申請）を指定の期間で検索書類の添付ファイルを取得フォーム定義情報を取得
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