■概要
Googleフォームで受け付けた備品申請などを、手作業でX-point Cloudに転記していませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、X-point Cloudへの申請提出が自動で実行されます。面倒な転記作業から解放され、申請業務の効率化を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとX-point Cloudで申請管理を行っている総務・管理部門の方
- X-point Cloudへの申請を手作業で行っており、自動化で業務を効率化したい方
- 定型的な申請業務の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に申請が自動で提出されるため、手作業による転記の時間を削減できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記間違いや申請漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleフォームのアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類(申請)を提出」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に申請完了を通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- X-point Cloudのオペレーションでは、提出先のフォームコードや、申請内容を反映させるフィールド項目を任意で設定できます。
- メール機能では、通知先を任意で設定できるだけでなく、本文に固定のテキストを入れたり、Googleフォームで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、X-point CloudのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。