■概要
Google Driveにアップロードされた請求書PDFの内容確認やデータ入力に手間を感じていませんか。特にPDF.coを活用して請求書処理を行う際、手動でのファイル操作や結果の転記が発生すると、業務のボトルネックになりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をトリガーに、PDF.coでの請求書処理を自動化し、JSONに変換したデータのURLをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを活用した請求書処理の自動化によって、業務効率を改善したい経理担当者の方
- Google Driveで受け取ったPDFファイルの情報を手作業で転記している方
- 複数のSaaS間のデータ連携を手作業で行い、入力ミスや工数に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点に請求書処理が自動化され、手作業でのファイル操作やデータ転記にかかる時間を削減できます
- PDF.coによるデータ変換からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化し、手作業による転記ミスや確認漏れを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、PDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 続けて、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします
- さらに、PDF.coの「PDFをJSONに変換」アクションで、アップロードしたPDFファイルからデータを抽出します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したデータを指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアクションで、監視対象となる任意のフォルダIDを設定してください
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データの記録先となる任意のスプレッドシートIDと、書き込み対象のタブ名を設定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.co、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
