■概要
請求書や申込書といったPDFファイルから、手作業で情報を転記する業務に時間を要していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいといった課題もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、PDF.coが自動でデータを抽出し、Google スプレッドシートへ情報を追加する一連の流れを構築できます。定型的なデータ抽出業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書などのPDFからGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記している方
- PDF.coを活用し、手作業で行っているデータ抽出業務の自動化を実現したい方
- Google Driveに保存したPDFファイルの情報を効率的にデータ管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDF.coによるデータ抽出から転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
- 人の手による転記作業がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、PDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをアップロードします
- さらに、オペレーションでPDF.coの「PDF情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルから必要なデータを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい特定のフォルダのIDを任意で設定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、データを記録したい任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください
■注意事項
- Google Drive、PDF.co、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
