■概要
Gmailで特定のメールを探し、その内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、重要なメールの見落としや入力ミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで指定した検索条件に合致するメールを受信した際に、自動でMicrosoft Excelのシートへ情報を追加できるため、転記作業の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで特定の検索条件に合うメールを探し、手動でMicrosoft Excelへ情報を追加している方
- メールからのデータ転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 問い合わせや注文メールなど、定型的なメールの内容をMicrosoft Excelで管理・集計しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定の検索条件に合うメールを受信するたびに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、手作業での転記時間を短縮できます
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、受信したメールの情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のアクションで、メールの件名や本文に含まれるキーワードなど、自動化の対象としたい検索条件を任意で設定してください
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、データを追加したいMicrosoft Excelファイルの保存先やファイル、シートを任意で設定してください
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
