■概要
Confluenceで作成したページが増えると、手作業でのページ管理に手間がかかっていませんか？ページ情報を一つひとつMicrosoft Excelに転記する作業は時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Confluenceからページ一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加する処理を自動化できるため、Confluenceのページ管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceで作成した多数のページの棚卸しや管理を効率化したいと考えている方
- 手作業での情報転記をなくし、Confluenceのページ管理を自動化したいチームリーダーの方
- ConfluenceとMicrosoft Excelを連携させ、更新漏れのない情報管理体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceからページ情報を自動で取得し、Microsoft Excelへ転記するため、手作業でのページ管理にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「手動でフローボットを起動」を選択します。
- 次に、オペレーションでConfluenceを選択し、「ページ一覧の取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでループ機能を選択し、取得したページ一覧を対象に繰り返し処理を設定します。
- ループ処理内で、Confluenceの「ページを取得」アクションを設定し、個別のページ情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したページ情報を指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのページ一覧を取得するアクションで、対象となるスペースのクラウドIDなどを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のConfluenceで取得したページ一覧のデータの中から、繰り返し処理を行いたい項目を任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどの情報を、どの列に追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Confluence、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
