Asanaでタスクが作成されたら、添付ファイルをダウンロードしOCRでの文字抽出とMicrosoft Excelへの追加を自動化する
Asanaでタスクが作成されたら、添付ファイルをダウンロードしOCRでの文字抽出とMicrosoft Excelへの追加を自動化する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
Microsoft Excel
と
OCR
を自動連携できます。
■概要
Asanaのタスクに添付された請求書や申込書などのドキュメントを確認し、手作業で内容を転記する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが作成されると、添付されたドキュメントの内容をOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelの指定行へ変換・追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを活用してプロジェクト管理を行っており、添付ファイルの処理に手間を感じている方
- Asanaに添付されたドキュメントの情報を、手作業でMicrosoft Excelなどに変換・転記している方
- ドキュメント管理業務の効率化や、手作業によるヒューマンエラーの削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク作成を起点に、ドキュメントのテキスト変換からMicrosoft Excelへの情報追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減できます
- 手作業によるデータの転記ミスや読み取り間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、その後「ファイルのダウンロードURLを取得」「ファイルをダウンロード」のアクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意の行に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取るドキュメントの形式に合わせて、どのテキスト項目を抽出するかを任意で設定できます。
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、OCR機能で抽出した値を、どの列に追加するか自由に設定可能です。
■注意事項
- Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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