Acuity Schedulingで予定が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Acuity Scheduling

と

Microsoft Teams

を自動連携できます。

■概要

Acuity Schedulingで新しい予約が入るたびに、手作業でチームに情報共有をしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や共有漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、Acuity SchedulingとMicrosoft Teamsを連携させることで、こうした課題を解決します。新しい予定が作成されると、その内容が自動で指定のチャネルに通知されるため、予約情報の共有を円滑かつ確実に行うことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

Acuity Schedulingの予約情報を、手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
Acuity Schedulingとの連携により、予約受付から通知までの即時性を高めたい方
予約情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Acuity Schedulingで予定が作成されると、自動で通知が実行されるため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
システムを介したAcuity Schedulingとの連携による自動通知は、手動での伝達ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Acuity SchedulingとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
次に、トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでAcuity Schedulingの「アポイント情報の取得」アクションを設定し、トリガーで受け取った情報から詳細な予約内容を取得します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した予約情報を指定のチャネルに送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Acuity Schedulingのトリガー設定は、通知のきっかけとしたいイベントに応じて任意で設定してください。
Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に選択できます。また、通知本文には固定テキストだけでなく、前のステップで取得した予約者名などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

Acuity Scheduling、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります

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使用しているアプリについて

Acuity Scheduling

YoomではAcuity SchedulingのAPIとノーコードで連携し、Acuity Schedulingで登録された予定の情報を様々なサービスと連携が可能です。Acuity Schedulingで予定が登録されたら、HubspotやMailchimpにコンタクトを登録したり、Acuity Schedulingで予定がキャンセルされたことをSlackやGoogle Chatなどのチャットツールに自動で通知します。