Acuity Schedulingでアポイントがキャンセルされたら、Gmailでフォローメールを送信する

■概要

Acuity Schedulingで管理しているアポイントがキャンセルされた際、お客様へのフォローメールを手作業で送っていませんか？迅速な対応が求められる一方で、他の業務に追われて対応が遅れたり、送信漏れが発生したりする可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Acuity SchedulingのAPIを利用した連携が可能であり、Webhook受信をトリガーにアポイント情報を取得し、Gmailから自動でフォローメールを送信できます。これにより、キャンセル対応の工数を削減し、確実な顧客フォローを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Acuity Schedulingを利用しており、予約キャンセルに伴う対応を自動化したい方
• Acuity SchedulingのAPIを活用した業務の効率化に興味をお持ちの方
• 手作業でのメール送信による対応漏れや遅延を防ぎ、顧客体験を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Acuity Schedulingでアポイントがキャンセルされると自動でメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手による作業をなくすことで、フォローメールの送信漏れといったミスを防ぎ、安定した顧客対応の品質を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Acuity SchedulingとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAcuity Schedulingを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAcuity Schedulingの「アポイント情報の取得」アクションを設定し、キャンセルされたアポイントの詳細を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとにフォローメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。
• メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、前のステップで取得したお客様の名前や予約日時などの情報を変数として埋め込み、パーソナライズすることも可能です。

■注意事項

• Acuity Scheduling、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。