■概要
商談や打ち合わせ後、Boxにファイルを格納しHubSpotへのコールログの記録を手作業で行っていませんか?会議内容を思い出しながら入力するのは手間がかかり、他の業務に追われて記録を忘れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、会議終了後Boxにファイルを格納することで、HubSpotのコールログを自動で作成し、面倒な記録作業から解放され、営業活動の正確な記録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを利用し、日々のコールログを手入力している営業担当者の方
- 商談後のファイル保存からのログ作成を自動化し、生産性を高めたい方
- 営業活動の記録漏れを防ぎ、HubSpotでのデータ管理精度を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが格納すると自動でHubSpotにコールログが作成されるため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます
- 手作業による記録漏れや入力ミスを防ぎ、HubSpotにおける営業活動データの正確性を担保することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、ファイル名から会社名などの情報を取得します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「会社を検索」アクションを設定し、コールログを作成する会社のIDを取得します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コールログの作成」アクションを設定し、会議情報を記録します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコールログを作成する際に、ログの内容を自由にカスタマイズできます。例えば、ファイル名から会議名を抽出しておき変数として自動で埋め込んだり、「オンライン商談」のような固定のテキストを設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください