■概要
Gmailでアポイント依頼のメールを受信するたびに、Googleカレンダーを開いて空き時間を確認し、返信を作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIがGoogleカレンダーの空き状況を自動で判断し、アポイント調整の返信案を作成するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な日程調整業務から解放され、スムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleカレンダーを使った日程調整の自動化に関心がある方
- アポイント調整のメール対応に多くの時間を費やしている営業担当者や秘書の方
- AIを活用して、手作業でのスケジュール確認や返信作成を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からGoogleカレンダーの確認、返信案作成までが自動化されるため、日程調整にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるスケジュールの確認ミスや返信漏れを防ぎ、スムーズで確実なアポイント調整の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAIワーカーを選択し、Googleカレンダーの空き時間確認および予定登録、返信案の生成を行う指示（マニュアル）を作成します
- 次に、オペレーションで対応依頼機能を設定し、AIが作成した返信案を担当者が確認し承認するフローを追加します
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、承認された内容でメールを送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、アポイント依頼メールを判別するためのキーワード（例：「日程調整」「お打ち合わせ」など）を任意で設定してください
- AIワーカーへの指示内容は、返信メールの文面や候補日の提示方法など、自社の運用に合わせて詳細にカスタマイズできます
- 対応依頼機能では、AIが作成した返信案の承認を依頼する担当者や、依頼時のメッセージ内容を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
