Outlookでメールを受信したら、Clio ManageでTime Entryを作成する
Outlookでメールを受信したら、Clio ManageでTime Entryを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Clio Manage
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信したクライアントからの依頼メールや関係者からの報告メールの内容を、都度Clio ManageにTime Entryとして手入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、特定のメールをOutlookで受信した際、Clio ManageにTime Entryを自動で作成するため、Clio ManageとOutlookの連携によって手作業による定型業務を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメール内容をClio Manageへ手作業で転記している法律事務所の担当者の方
- Clio ManageとOutlookを連携させ、クライアント業務の記録を自動化したいと考えている方
- 日々の定型業務を効率化し、より専門的なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にTime Entryが自動作成されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- Clio ManageとOutlookの連携で手動転記が不要になり、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Clio ManageとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文からTime Entryの作成に必要な情報を抽出するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、オペレーションでClio Manageを選択し、「Create Time Entry」アクションで、AIが抽出した情報を元にTime Entryを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードなどを任意でカスタマイズ可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、前段のトリガーで取得した情報を変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
- Clio Manageへの登録項目には、AI機能で抽出した情報だけでなく、固定のテキストなどを任意の項目に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Clio ManageのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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