■概要
日々のメール対応において、過去のやり取りを踏まえた返信を作成することに手間を感じていませんか？ 特に多くの問い合わせを処理する場合、問い合わせの解析や対応履歴の確認を毎回行うのは大きな負担となります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、 長期記憶を持つAIチャットボット のようにAIエージェント（AIワーカー）がGoogleドキュメントから過去の事例を抽出して回答を生成するため、一貫性のあるメール対応を効率的に実現できます。さらに、今回の対応内容をドキュメントへ自動で追記することで、次回の回答精度を継続的に高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- 過去の履歴をもとにした返信作成を効率化したいと考えている営業担当者の方
- 長期記憶を持つAIチャットボットのような仕組みを導入し、メール業務の品質向上を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメールの内容に基づき、AIが過去の対応履歴をもとに返信文を自動生成するため、返信作成にかかる作業時間を短縮することができます。
- 参照した履歴をもとにAIが一貫性のある応答を行い、さらに対応内容をドキュメントへ蓄積することで、回答精度の継続的な向上と業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、対応履歴をもとにメールへの応答文を生成し自動返信するためのマニュアル（指示）を作成するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動応答の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AIワーカーへの指示内容は、生成したい応答文のトーン＆マナーや含めるべき要素などを任意で設定可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
