入社前の新入社員をAIワーカーで検知したら、各種アカウント発行と案内メールを送信する
入社前の新入社員をAIワーカーで検知したら、各種アカウント発行と案内メールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
cybozu.com共通管理
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Google Workspace
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
新入社員の受け入れ準備において、各種アカウントの発行や案内メールの送付は、正確性とスピードが求められる重要な業務です。しかし、入社人数が増えるほど手作業での登録やメール作成に費やす時間が増え、人事担当者の大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシート上の内定者情報をAIワーカーが自動で検知し、Google Workspaceやcybozu.com共通管理のアカウント発行から、温かみのあるウェルカムメールの送信までを一括で自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行やメール案内の手作業を自動化し、業務効率を向上させたい人事担当者の方
- 複数のツールへのユーザー登録作業における入力ミスや漏れを防ぎたい管理部門の方
- AIワーカーを活用して、内定者一人ひとりに合わせた親しみやすいウェルカムメールを自動で作成・送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 入社前の適切なタイミングでアカウント発行と案内が自動実行されるため、入社直前の繁忙期における事務作業の工数を削減できます。
- AIワーカーがパーソナライズされたメール文面を自動生成することで、事務的な案内だけでなく歓迎の気持ちを伝え、内定者のエンゲージメントを高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーにより、あらかじめ設定したタイミングでフローを起動します。
- 最後に、AIワーカーで、入社前の内定者検知からメールアドレスの生成、ウェルカムメールの作成までを行うマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 「入社7日前」や「入社3日前」といった情報をAIワーカーへの指示（プロンプト）に記載することで、検知対象となるレコードを任意に設定できます。
- AIワーカーへの指示（プロンプト）を編集することで、自社の社風に合わせたメールのトーン＆マナーや、メールアドレスの生成ルールをカスタマイズ可能です。
- Slackで通知するチャンネルやメッセージ内容を、受け入れ部署や担当者に合わせて柔軟に変更できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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cybozu.com共通管理
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Gmail
Gmail
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Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
を使ったテンプレート
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Google Drive™
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@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成を自動化することで、定型業務を省き、より建設的な業務にチーム全体が注力することができます。
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Google Workspace
Google Workspace
を使ったテンプレート
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を使ったテンプレート
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使用しているアプリについて
AIワーカー
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cybozu.com共通管理
Yoomではcybozu.com共通管理のAPIとノーコードで連携し、cybozu.com共通管理の操作を自動化することが可能です。
例えば、新しく従業員が入社した際に自動的にcybozu.com共通管理に従業員を登録してkintoneやGaroonの権限を付与したり、従業員が退職した際に自動的にkintoneやGaroonからユーザーアカウントを削除するといったことが可能です。
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@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。@pocketの情報を引用し手入力を省くことで、手作業によるミスを省き登録情報の正確性を保つことができます。
@pocketで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。Airtableの登録内容を引用してアカウント登録を行うことで、手入力の手間を省くだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
Airtableで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。入社関連の業務を自動化することで手間を省くだけでなく業務漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを防止し、担当者の負担軽減につながります。
JUST.DBで登録された従業員にGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
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Gmail受信時にAI-OCRで添付PDFを読み取りDiscordチャンネルへ自動通知するフローです。確認・転記の手間や共有漏れを防ぎ、正確な情報共有と作業時間の創出を支援します。
Gmailで受信したPDFファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
Gmailで特定メールを受信したらYoomが本文をAI要約し指定先に送信するフローです。メール確認の手間や重要情報の見落としを抑え、内容把握を速めます。さらにキーワード設定で対象も絞り込めます。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
Gmailの特定メールをAIが要約してLarkに自動共有するフローです。転記や見落としを防ぎ、情報共有を手早く正確に行えます。チームが重要メールを迅速に把握できるため、確認作業の時間も削減できます。
Gmailで特定のメールを受信したら、Larkに要約を通知する
Google スプレッドシート
YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。
Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する
Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する
Google Drive™
YoomではGoogle DriveのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、Google Driveに新しくフォルダを作成しファイルを自動的に格納したり、Google Drive内のファイルをダウンロードしてメールやチャットで送信できます。
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@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。フォルダ作成を自動化することで、定型業務を省き、より建設的な業務にチーム全体が注力することができます。
@pocketで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Googleフォーム回答を契機に、添付PNGをJPEGへ自動変換しGoogle Driveへ格納するフローです。手作業の形式変換や保存漏れを抑え、画像管理の手間とミスを減らせます。
Googleフォームで受け取ったPNGをJPEGに変換して、Google Driveに格納する
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Google Workspace
YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Airtableに追加したメンバー情報を自動でGoogle Workspaceに登録するフローです。二重入力をなくし、転記ミスや登録漏れを抑えてアカウント発行の手間を減らし、担当者の運用負荷も軽くなります。
Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する
Boxにアップされた社員情報ファイルをOCRで読み取りGoogle Workspaceにユーザーを登録するフローです。手入力の手間や入力漏れを抑え、アカウント発行をスムーズに行えます。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに自動で新規ユーザーを追加する
Discordのチャンネル投稿をトリガーにGoogle Workspaceへユーザーを自動追加するフローです。手作業の発行時間を短縮し、入力ミスやアカウント作成漏れを防げます。
Discordにメッセージが送信されたら、Google Workspaceに自動でユーザーを追加する
Slack
YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
詳しくみるテンプレート
Slackのメッセージにスタンプを押すだけで内容と投稿情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記するフローです。手作業の入力やコピー＆ペーストを減らし、転記漏れや打ち間違いを防げます。
Slackのメッセージにスタンプが押されたら、Google スプレッドシートにメッセージ内容を追加する
Apolloで新規コンタクトが作成されるとSlackチャンネルへ自動通知するワークフローです。手動転記の手間や連絡の遅延・漏れを抑え、営業チームの情報共有をスムーズかつ迅速にし、属人化も防げます。
Apolloでコンタクトが作成されたら、Slackに自動で通知する
Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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