■概要
新入社員の受け入れ準備において、各種アカウントの発行や案内メールの送付は、正確性とスピードが求められる重要な業務です。しかし、入社人数が増えるほど手作業での登録やメール作成に費やす時間が増え、人事担当者の大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシート上の内定者情報をAIワーカーが自動で検知し、Google Workspaceやcybozu.com共通管理のアカウント発行から、温かみのあるウェルカムメールの送信までを一括で自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行やメール案内の手作業を自動化し、業務効率を向上させたい人事担当者の方
- 複数のツールへのユーザー登録作業における入力ミスや漏れを防ぎたい管理部門の方
- AIワーカーを活用して、内定者一人ひとりに合わせた親しみやすいウェルカムメールを自動で作成・送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 入社前の適切なタイミングでアカウント発行と案内が自動実行されるため、入社直前の繁忙期における事務作業の工数を削減できます。
- AIワーカーがパーソナライズされたメール文面を自動生成することで、事務的な案内だけでなく歓迎の気持ちを伝え、内定者のエンゲージメントを高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Google Drive、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- 次に、スケジュールトリガーにより、あらかじめ設定したタイミングでフローを起動します。
- 最後に、AIワーカーで、入社前の内定者検知からメールアドレスの生成、ウェルカムメールの作成までを行うマニュアル(指示)を作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「入社7日前」や「入社3日前」といった情報をAIワーカーへの指示(プロンプト)に記載することで、検知対象となるレコードを任意に設定できます。
- AIワーカーへの指示(プロンプト)を編集することで、自社の社風に合わせたメールのトーン&マナーや、メールアドレスの生成ルールをカスタマイズ可能です。
- Slackで通知するチャンネルやメッセージ内容を、受け入れ部署や担当者に合わせて柔軟に変更できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、Google Workspace、cybozu.com共通管理、Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。